¿Cuál es el software más conveniente?

Por pequeña o grande que sea, hoy toda empresa necesita un sistema operativo de calidad que garantice su crecimiento.

Sin embargo, con el afán de reducir costos, muchas pymes prefieren adquirir un software no legal que puede generar serios problemas para sus procesos productivos. Luis Quiroz, director de tecnología de New Horizons (empresa de capacitación en tecnologías de la información), indica que en la mayoría de los casos esto trae como consecuencia que a largo plazo las empresas deban contratar un especialista que repare los daños que generan los sistemas operativos que no cuentan con el respaldo de su fabricante. Y esto a veces resulta más caro que el monto que se invirtió en el software. Tampoco hay que olvidar todos los inconvenientes legales que puede producir el adquirir un sistema operativo pirata.

Se debe tomar en cuenta que un software ilegal muchas veces viene con virus, que evidentemente podría generar pérdidas de información difícil de rescatar. Por eso es importante que las empresas tomen las medidas necesarias y compren sistemas operativos patentados en distribuidoras de software autorizadas.

Otro de los grandes problemas que enfrentan las pequeñas empresas es adquirir programas que no necesariamente son ilegales, pero al final terminan siendo no compatibles con los requerimientos del negocio. "A veces las pymes compran un software que solo sirve para el 40% de los procesos productivos, pero no para el 60% restante. Y así se pueden perder muchas ventas", precisa Quiroz. Para evitar este tipo de inconveniente se recomienda contratar consultores especializados en desarrollo de software --algunos solo ofrecen servicios a pymes-- que conozcan a fondo las actividades de la empresa y recomienden un sistema aplicativo que se adapte a sus necesidades.

SISTEMA INTEGRADO
Para agilizar sus procesos informativos, todas las pymes deben de contar con un software de contabilidad o facturación que controle el flujo de caja del negocio. Con un poco más de dinero a esto se le puede agregar un sistema CRM que permitirá administrar la base de datos de los clientes.

Y si la empresa ha crecido lo suficiente, también se puede instalar un sistema de información gerencial (SIG) que hace posible que los gerentes accedan a los reportes realizados por las áreas de ventas, márketing y finanzas, para así conocer los niveles de rentabilidad de su organización.

EN PUNTOS
1. NO COMPRE PROGRAMAS-TERNO. Se les llama así a los programas que están hechos para el modelo genérico de cualquier empresa. Pero para instalarlos siempre es necesario contar con la asesoría de un sastre (técnico o consultor) que sepa cómo acondicionar el programa a la forma de trabajo de la organización.

2. PIDA UNA DEMOSTRACIÓN DE SOFTWARE. Busque empresas constituidas que hagan pruebas de calidad y ofrezcan todas las especificaciones técnicas de sus sistemas operativos. Muchas veces estas empresas son las mismas fabricantes de los software que venden, pero también pueden ser representantes.

3. IDENTIFIQUE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS. Evalúe si la infraestructura de sus equipos (computadoras, servidores e Internet) se adapta al nuevo sistema que pretende comprar. Si no lo hace, al final puede ser necesario adquirir un nuevo hardware que no tenía previsto en su presupuesto.

4. SOLICITE PRUEBAS PILOTO. La mejor manera de saber si un software se ajusta a sus necesidades es mediante pruebas piloto que se realizan en tiempo real y en un ambiente controlado de su propia organización. Algunas empresas pueden cobrarle un poco más por realizarlo, pero el esfuerzo vale la pena.

5. REVISE LA COMPATIBILIDAD CON OTROS PROGRAMAS. Pida a su asesor que le indique si el software que está a punto de comprar puede interactuar con los programas de uso frecuente en su empresa. Así, la data de los sistemas ya existentes se podrá adaptar con facilidad al nuevo programa.