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Aprendiendo a manejar un inventario

HOY RESPONDE
4José Falcón Tuesta. Consultor de logística de GS1 Perú (www.gs1pe.org)

SEPA QUE
Un inventario es un conjunto de bienes (muebles e inmuebles) con los que cuenta una empresa para comerciar. Estar seguro de lo que se tiene permite brindar un buen servicio.

4MASTER dijo:
¿Cómo puedo realizar un inventario eficiente? Lo hago manualmente cada mes y es un problema enorme porque nada me cuadra. Yo vendo más de 200 productos de ferretería.

4José Falcón contestó:
Por lo menos debe hacerlo con un programa de base de datos, porque manualmente no es posible, sobre todo cuando hay gran cantidad de ítems y movimientos importantes. Tendría que contratar a un desarrollador para que le haga un sistema de control de inventarios y si no le alcanza, por lo menos debería armar en una hoja Excel una lista de todos los productos con sus ventas o utilidad que genera en el año.

4TANY dijo:
¿Cómo organizar los datos?

4José Falcón contestó:
Debería hacer un ABC de los productos. Clasificar como productos A aquellos cuya suma acumulada represente un 80% de la venta o utilidad al año .Priorizar por el que más vendemos en términos de soles. En la práctica, ese 80% representa no más del 20% de todos los productos. Ahí sí se puede focalizar el control.

4ADRIÁN dijo:
Tengo un restaurante y realizo por lo general una compra semanal de gran cantidad de insumos (víveres secos, frescos) y le pido al cocinero su receta para descargar cada producto en un kárdex que he creado, pero además de ser tedioso no se puede calcular con exactitud. ¿Es correcto lo que estoy haciendo?

4José Falcón contestó:
Una manera de hacerlo es tener alguna unidad de medida en el número de platos, número de porciones y programarlos en el tiempo, es decir, se puede comprar diversos víveres a la semana para tantos menúes y esos menúes deberían agotarse durante la semana. Además, se debe hacer el control de lo preparado durante cada día. Definitivamente es tedioso, pero se requiere control. El ABC ayuda a preocuparnos en lo más importante (lo que más vale o lo que genera más venta).

4DANIEL dijo:
¿En qué casos sería mejor utilizar un kárdex en vez de un sistema informático?

4José Falcón contestó:
El kárdex es el control de ingresos y salidas de un único material en una especie de tarjeta que registra el movimiento del mismo. Lo ideal es utilizar el sistema informático, porque el kárdex se usa solo cuando hay muy pocos ítems ya que se presta a muchos errores. Es mejor hacerlo a través de software.

4MASTER dijo:
Pero un programa de inventarios es muy caro...

4José Falcón contestó:
Hay de todo precio, se puede hacer en base de datos como Access (que es lo más barato y se puede trabajar bien hasta con un millón de productos). También con programas un poco más sofisticados pero no caros como en Ambiente Visual o Power Builder. En www.download.com uno puede descargar programas gratuitos como Warehouse Workbench, Almyta Inventory Control Systems. Pero deberá probar cuál es el que mejor le acomoda. Le recomendaría que una persona les haga uno a la medida.

4LUNA dijo:
¿Cuánto costaría uno propio?

4José Falcón contestó:
El costo dependerá del tiempo de desarrollo y pruebas, y de la complejidad del negocio. Pueden ser hechos por estudiantes de programación. Habrá que asegurarle un salario mensual al programador si se piensa reducir costos. Un software básico puede costar US$1.000 para un programa desarrollado durante un mes, por dos personas, que tenga el registro de ingresos y salidas, además de algunos reportes como el ABC.

4MASTER dijo:
¿Cree que una impresora de código de barras ayudaría a mi inventario de ferretería o es para otros productos?

4José Falcón contestó:
Realmente creo que no, los productos deberían tener códigos de barras ya incluidos en sus etiquetas, la codificación distraería muchos recursos.

4MODERADORA dijo:
¿Existen software libres que pueden ayudar a hacer un inventario?

4José Falcón contestó:
Sí, pero se requiere ayuda de una persona que tenga conocimientos mínimos de Internet para buscarlos, bajarlos y explorar su uso. Una forma de saber cuánto podemos invertir en esto es tratar de medir cuánto trabajo nos cuesta controlar los inventarios. ¿Usamos el 60% de nuestro tiempo en el control de inventarios? ¿Qué problemas nos origina el control manual del inventario? ¿Pagamos a una o dos personas?

4MASTER dijo:
A veces tu personal se equivoca con las cantidades y cuando vas a vender resulta que no hay stock. Eso me ha pasado.

4José Falcón contestó:
Exacto. Por eso, lo ideal es focalizarse en lo más importante, no podemos controlar a todos los productos por igual, es decir con el mismo esfuerzo de control. Igual pasa con los clientes, no todos son igualmente importantes. Generalmente se reservan siempre los productos más importantes a los clientes más importantes, para asegurar la parte esencial de la utilidad del negocio. Si siente que no puede controlarlo todo, por lo menos lo más importante puede controlarlo mejor que el resto.

4MODERADORA dijo:
¿En el negocio, cuánto representa el producto y el cliente más importante?

4José Falcón contestó:
Puede darse el caso de que represente hasta el 70% de la utilidad bruta (con la que todavía tenemos que pagar gastos de oficina y ventas).

4LUNA dijo:
¿Si un cliente nuevo requiere llevarse todo mi stock y paga por adelantado?

4José Falcón contestó:
No puedo venderle todo si con eso estoy dejando sin stock importante a mis clientes más importantes.

4LUNA dijo:
¿Qué es peor, quebrar el stock o tener sobrestock?

4José Falcón contestó:
Lo peor es el sobrestock, y esto pasa porque creemos que todos los productos y clientes son igualmente importantes, es decir que nos dan la misma ganancia, pero en la realidad no es así.

LA PRÓXIMA SEMANA
Desarrollo de negocios para la tercera edad: ideas, ejemplos y asesoría
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